自社指定様式の納品書を活用し、 購入部品のステータス回答までの所要時間を70%削減

A株式会社は家電製品を製造するための大型装置の組立てを行っています。
製造ラインは３ラインあり、それぞれで同じような機械を製造しています。
機械は数百からなる部品で構成されており、機械装置のユニットごとに設計部門が作成した部品表を基に購買部門が発注します。
発注はExcelベースのマニュアル対応であったため、その後の照合作業や入力作業の手間が多いため、作業を効率化したいという事でご相談をいただきました。

部品発注後のステータス管理ができていない。そのため、必要な部品がいつ納品されたかなど、製造ラインからの問合せが発生しても、発注ステータスの回答に時間がかかる。

納品された部品がどのラインで使用する部品なのか、現品からは識別ができない。そのため、隣のラインの部品を間違って使用してしまうなどのトラブルが発生している。

部品をどこのラインの誰が持ち出したのかが把握できない。倉庫にものがない場合に、まだ納品されていないのか、納品されたが他のラインで流用されたのかが把握できない。

発注部品のうち、何が納品されたか、実際には把握できていないため、業者からの請求に対して言われるままに支払いをしてしまっている。

発注時に自動的に一意な部品番号を採番する仕組みを導入。発注から納品、組付けまでの工程のステータスが部品番号で即時に回答できるようになった。結果として、部品のステータス回答に関する所要時間が70%削減された。

納品時は発注業者に自社指定様式で3枚綴りの納品書、検収書、現品票を添付して納品するように依頼。業者からの請求時に検収書の添付で確認するようにしたため、業者からの請求について明細を把握できるようになった。

部品は現品票を貼付して管理。現品票には使用する製造ラインや工程などの情報が記載されているため、隣のラインで間違って使用するなどのトラブルが解消。