効率アップに欠かせない5つの方法！作業効率をアップさせる改善事例

効率アップが重要な理由

効率アップが重要な理由は、生産性向上とコスト削減が実現するため、企業成長や利益の追求につながることです。3M（ムリ、ムダ、ムラ）が減り、労働時間の短縮や業務の負担軽減も期待できます。

効率アップに取り組む過程では、業務ルールの変更などによる一時的な現場の混乱や、非効率な業務が発生する可能性があります。ただし、効率アップの取り組みは、定着して実現すれば、企業にも従業員にも大きな成果をもたらす可能性が十分にあります。

また企業は余ったリソースで新たな事業を始める余裕ができたり、従業員はワークライフバランスが整って、モチベーションが向上したり、効率アップが実現しているということは、最適環境が整っているということでもあるため、ミスやトラブルが減少するのも重要ポイントの一つです。

効率アップを言い換えると？

効率アップを言い換えると、以下のような言葉になります。

• 能率を上げる
• 合理化する
• パフォーマンスを上げる

このようにいくつかの類義語はありますが、厳密には少し違う点もあります。しかし、共通して言えるのは「効率アップ」も類義語も、ムダを省いて、一定時間に処理する業務や成果の量を増やすことを指している点です。

効率アップに欠かせない5つの方法

効率アップを目指すときは、小さな取り組みから始めるのがおすすめです。思いつきで取り組むのではなく、有効な方法を知って、計画を立てることから始めてみましょう。ここでは効率アップに欠かせない5つの方法を紹介します。

業務の全体像とゴールを明確にする

効率アップするためには、業務や作業の目的を意識することが大切です。業務に取りかかる前に、担当業務の全体像把握と、ゴール（目標）を明確にするようにしましょう。担当業務の全体像を把握できていれば、目の前の作業をどれくらいのペースで取り組めばいいのか、わかるようになります。ゴール（目標）に向かって集中して取り組めるように、最初に行うことが重要です。

計画立案とタスクの優先順位決めをする

効率アップには、計画立案とタスクの優先順位決めも欠かせません。ポイントは、計画立案とタスクと優先順位決めを、従業員自身に行ってもらうことです。従業員が能動的に取り組むことで、意識が高まり、モチベーションを維持しやすくなります。

作業に集中できる職場環境作りを徹底する

製造業の現場において、雑然とした作業環境は、非効率を招く要因の一つとなります。効率アップから遠のくだけでなく、ミスやトラブルが起こりやすいリスクあります。製造業の現場の作業環境を整えるために、まずは5Sをしっかりと意識してみましょう。

5S

• 整理（Seiri）
• 整頓（Seiton）
• 清掃（Seisou）
• 清潔（seiketsu）
• しつけ（Shitsuke）

5Sを徹底して定着させるだけでも、効率は大きくアップします。

毎日インプットやアウトプットをする習慣をつける

従業員によるインプットやアウトプットは、効率アップやモチベーション向上につながります。大切なのは、毎日できるように習慣付けすることです。

インプットの例

• 朝礼などで業務の基礎項目確認を行う
• 資格取得に向けて業務時間内にも学べるようにする
• 他の従業員に効率アップのノウハウやコツを聞く

アウトプットの例

• ミスやトラブルの発生時に原因追求を行い改善策を出す
• 効率アップの改善アイディア出しを会議などで日常的に行う
• 従業員同士のコミュニケーションの場を多く設けノウハウの共有を行う

企業の経営層は、従業員が毎日インプットやアウトプットを、積極的にできるような環境作りを目指すことが大切です。

ムダな作業を省いて業務のやり方を見直す

効率アップで最も早く成果が出るのは、ムダな業務を省くことです。1つ1つの作業の意義を理解しながら、改善ポイントはないか探してみましょう。完全に省かなくても、業務の手順ややり方を見直して変更してみるだけでも、成果が期待できます。

作業効率をアップさせる改善事例

作業効率をアップさせたいときは、実際の企業の改善事例を参考にするのがおすすめです。そのまま取り込むのではなく、自社に合った形に反映させながら、始めてみましょう。作業効率をアップさせる、実際の改善事例を紹介します。

梱包袋の仕様を見直してコスト削減

機械部品を製造している会社では、製品を梱包する際に品番やバーコードを印字していました。さらに、注記が必要な場合は、印字とは別に取扱いシールを貼っていました。取り扱いシールを貼る手間がかかることや、貼り忘れなどの心配があることがデメリットです。

そこで、品番とバーコードを印字する時に、注記も合わせて印字することに変更。結果、取り扱いシールを貼る手間がなくなり、効率アップとコスト削減につながりました。

参考出典：https://www.imao.co.jp/kaizen-125.html

バックミラーを設置してフォークリフトでの作業を安全化

機械部品を製造している会社では、梱包用の木箱を2階で管理しており、下ろす際はフォークリフトを使用していました。問題は2階でのフォークリフト作業が難しく、事故のリスクが高かったことです。そこで、社内にあったトラック用のバックミラーを2階に取り付けることで、状況を確認できるようにしました。
安心して作業できるようになり、新人スタッフもスムーズにこなせるようになったため、効率アップを実現しました。

参考出典：https://www.imao.co.jp/kaizen-134.html

情報を一元管理できるITツールを導入して入力作業を簡略化

プレス加工業を営む会社では、製品の不具合の情報共有にExcelを使っていました。問題は、入力作業に時間がかかることと、情報共有しにくい点です。そこで、情報を一元管理できるITツールを導入。結果、入力作業が簡略化され、共有できる情報も増えました。

参考出典：https://business.ntt-east.co.jp/bizdrive/column/post_60.html

効率アップは企業にも従業員にも大きなメリットがある（まとめ）

効率アップの取り組みは、作業の流れを円滑にし、生産性向上につながります。特に、業務フローの広い製造業においては、非効率性が発生しやすいのが問題です。複数の従業員で一つの製品を生産していくことも多く、それぞれの工程で効率アップを意識する必要があります。

効率アップの取り組みでは、業務の全体像とゴールを明確化したり、計画立案とタスクの優先順位を決めたりすることが大切です。5Sの徹底などで作業に集中できる職場環境作りをしたり、従業員が毎日インプットやアウトプットできる仕組み作りをしたりすることも重要です。効率アップの実現は、企業にも従業員にも大きなメリットがあるため、積極的に取り組んでいきましょう。

今日のポイント

• 効率アップが重要な理由は生産性向上とコスト削減が実現し企業成長や利益の追求につながること
• 効率アップの言い換えには、能率を上げる、合理化する、パフォーマンスを上げるなどがある
• 効率アップに欠かせない5つの方法は「業務の全体像とゴールの明確化」「計画立案とタスクの優先順位決め」「作業に集中できる職場環境作りの徹底」「毎日のインプットやアウトプットの習慣付け」「無駄な作業を省いて業務のやり方を見直す」こと