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業務改善提案のネタの見つけ方3つ【提案書の書き方と例文も】

2024年2月20日

業務改善の提案をするときは、まずはネタを見つけましょう。ネタを見つけることで、業務改善の提案がしやすくなり、意義のある改善案を立案できるでしょう。業務改善提案のネタは、現状の業務の流れを可視化したり、他者の事例を参考にしたりすると、とても見つけやすくなります。

自社の現場の作業員にヒアリングを実施するのもおすすめです。今回は、業務改善提案のネタの見つけ方3つを紹介します。業務改善提案書の書き方や例文（テンプレート）も掲載するので、ご参考にしてみてください。

業務改善の提案とは効率化や問題解消の意見やアイデアを出すこと

業務改善は製造業において、常に取り組むべき課題の一つです。その中で業務改善の提案とは、業務の効率化や問題解消の意見やアイデアを出すことです。

また製造業の現場で働く従業員の方の中には、経営層から業務改善の提案を求められることがあるかもしれません。経営層が現場の従業員に業務改善の提案を求める主な理由は、「自発性の誘発」と「現場のリアルな意見による業務改善案の求め」であるといえます。

業務改善の提案は会議などを設けて口頭で出し合うこともありますが、具体的な業務改善提案書を作成し提出するケースも多くあります。

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業務改善提案のネタの見つけ方3つ

業務改善提案のネタの見つけ方は、「作業手順を書き出し業務の流れを可視化」「他社の改善事例参考にする」「現場の作業員へのヒアリング実施」が基本になります。ここでは業務改善提案のネタの見つけ方3つを紹介します。

作業手順を書き出し業務の流れを可視化する

作業手順を書き出し業務の流れを可視化すると、業務フローに潜む3M（ムリ・ムダ・ムラ）を見つけやすくなります。業務改善は小さな改善の積み重ねにより、大きな改善や成果を生んでいる側面があります。そのためどんなに小さな改善点でも取り組むべき課題として列挙していきましょう。

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他社の改善事例を参考にする

一般的に他者の改善事例は、業務の改善提案のネタの宝庫といえます。そのため競合他社の改善事例をリサーチして、ネタ探しの参考にしてみましょう。他者の改善事例を参考にするときは、自社の状況や環境に適した内容に沿って柔軟に考えることがポイントとなります。

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現場の作業員にヒアリングを行う

現場の作業員（同僚）にヒアリングを行うと、思わぬ改善提案のネタが見つかることがあります。日頃より同じ作業をしていても、人によって難しいと感じる点や不便に思っている点は違うものです。

そのため日々の業務で困っていることやストレスに感じていることはないか、気軽に聞いてみることから始めてみましょう。経営層であれば、現場の従業員に匿名のヒアリングやアンケートなどを実施することで、リアルな意見を知れる可能性が高くなります。

業務改善提案書の書き方は5つの項目がポイント

業務改善提案書とは、業務改善の必要性を訴え、改善案の実行を承認してもらうための仕組みです。そのため誰がみても理解できるよう、わかりやすく記載することを意識しましょう。

ここでは業務改善提案書の書き方を5つの項目で解説します。

現状の業務内容と問題点

まずは、現状の業務内容と問題点を記載します。現状の業務内容と問題点を記載するときのポイントは、数値などを用いて定量的に書くことです。

例えば、「現状の業務内容：担当人数◯人、工数◯」「問題点：○○のミスが◯％発生している」というような表現です。

具体的な改善方法と見込まれる効果や目標など

次に、具体的な改善方法と見込まれる効果や目標などを記載します。改善方法は具体的かつ現実的なものでないと意味がありません。また見込まれる効果や目標は、具体的な数値などを用いて表現するようにしましょう。

改善計画（スケジュール）

改善計画（スケジュール）の算定も、改善案を実行するうえで重要な要素の一つです。可能であれば、プロジェクト毎に細かな計画も記載しましょう。

改善に必要なコスト（経費、人員、工数など）

業務改善提案書に改善に必要なコスト（経費、人員、工数など）を記載することで、スムーズに、承認等を得られやすくなるでしょう。正確でなくても構わないので、予測できる範囲で必要なコストを踏まえて提案しましょう。

その他補足事項（導入における問題点やデメリットなど）

最後に、その他補足事項があれば記載します。

その他補足事項の例は以下のとおりです。

  • 導入における問題点
  • 導入することで発生が見込まれるデメリットについて
  • リスクおよびその回避策　　　　　　　など

必須項目ではありませんが、伝えたいことや懸念点などを書いておくと安心です。

業務改善提案書の例文｜テンプレート

改善提案書の例文【テンプレート】は、以下のとおりです。

実際の記入例はこちらです。

業務改善提案書は、なるべく具体的かつ定量的に書くことを意識するのがポイントです。

業務改善の提案はネタを上手く見つけることから（まとめ）

業務改善の提案は、ネタを上手く見つけることが鍵になります。業務改善提案のネタを見つけるときは、作業手順を書き出し業務の流れを可視化したり、他社の改善事例を参考にしたりするのがおすすめです。

現場の作業員へのヒアリング実施も、良いアイデアの立案につながるでしょう。
業務改善の提案に欠かせない業務改善提案書の書き方は、5つの項目を具体的に意識すると、誰でもスムーズに作成しやすくなるはずです。テンプレートや例文を参考にしながら、業務改善の提案を行ってみてくださいね。

今日のポイント

  • 業務改善の提案とは効率化や問題解消の意見やアイデアを出すこと
  • 業務改善提案のネタの見つけ方3つは「作業手順を書き出し業務の流れを可視化」「他社の改善事例参考」「現場の作業員へのヒアリング実施」
  • 業務改善提案書の書き方は5つの項目を基本に考える

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