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仕事を効率化するのに大切な考え方3つ【意外な方法】

2023年2月27日

仕事を効率化する手法や方法は、いろいろあります。そのため仕事を効率化するときは、物事に対する考え方をさまざまな角度から捉え、思考することが大切です。しかし、考え方が間違っていると、新たな手法や方法を導入しても、上手くいきません。

正しい考え方を知って、それを意識しながら効率化に取り組めば、スムーズに進みます。仕事の効率化を成功させるためにも、マインドセットはとても重要です。今回は、仕事を効率化するのに大切な考え方3つを紹介します。仕事を効率化することで得られるメリットや、意外な方法も紹介するため、ご参考にしてみてください。

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仕事を効率化することで得られるメリット

仕事を効率化することで得られるメリットは、快適な作業環境が手に入り、ストレスが減ることです。効率化では、業務の手順や方法を見直して、合理的な仕組みになるように工夫します。最初は新たな手順での変更点への対処が難しく、戸惑うこともあるかもしれません。

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一時的に非効率な状況が生まれるかもしれませんが、適切な効率化の取り組みであれば、いずれ定着すれば業務が以前より円滑に、ストレス無く進むようになります。企業としてもっと大きな視点でみれば、生産性が高くなり顧客満足度が上がったり、利益が増加したりすることも重要なメリットです。

仕事を効率化するのに大切な考え方3つ

仕事を効率化するときは、目的を見失わないように気をつけましょう。仕事の効率化自体が目的になってしまうと、他に歪みが生じて本末転倒になってしまうこともあります。仕事を効率化するのに大切な考え方3つを紹介します。

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こだわりを捨てる

こだわりは、仕事に取り組むうえで大切な要素です。特に製造業での生産業務の過程では、ベテラン従業員のこだわりが、高い品質を生んでいるケースも多く見受けられます。ただ、一方で無駄なこだわりが、非効率を生んでいる可能性もあります。業務へのこだわりは重要な要素ではありますが、必要以上に持ちすぎると、効率化を阻んでしまうものです。

そのため考え方のポイントは、求められている品質の及第点に達した時点で、業務を終わらせるように意識することです。品質がどんなに良くても、時間がかかりすぎると、納期遅れなどにつながってしまいます。仕事で効率の良い人は、品質を意識しながらも、「これ以上時間や労力をかけると、逆に生産性が落ちてしまうな」と、バランスを考えながら調整できる人です。

業務の全体像を意識する

仕事を効率化するときは、常に業務の全体像を意識することが大切です。目の前の業務の効率化に囚われすぎると、生産性を高めるという目的を見失い、全体でみると却って非効率になってしまう可能性があります。

業務の全体像を見える化して、どこをどのように効率化していくべきか、優先順位付けをすることも大切です。すべての業務を工程の順番に効率化していくよりも、まずは成果の高いところから優先的に改善していくのがおすすめです。

小さな目標を立てて成功体験を積んでいく

仕事を効率化するときは、小さな目標をたくさん立てておくことも大切です。
大きな目標だけではモチベーションを保ちにくく、目的意識も薄くなってしまうからです。

まずは業務フローの中で小さな目標をたくさん立てて、成功体験を積んでいくことを意識しましょう。目の前の目標と大きなゴールの両方を、バランス良く俯瞰的視点で取り組むのが理想的です。

仕事を効率化する意外な方法

仕事を効率化する方法はいろいろありますが、意外な方法が効果的なこともあります。一般的には非効率だと思われる方法も、上手く工夫すればより大きな成果を生むことがあるのです。ここでは仕事を効率化する意外な方法を紹介します。

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作業時間を区切る

定型業務は自身で締切り時間を設定することで、集中度が高くなり、結果的に他の作業に回せる時間が増やせます。これは、「締切り効果」と呼ばれる心理現象です。締切り効果を活用し、全体の進捗管理の中に、自身で各工程の細かな締切り時間を設定してみましょう。

マルチタスクを避ける

マルチタスクは、同時に複数の業務に取り組めるため、一見効率良く感じます。ただ、実はマルチタスクは、集中力が分散しやすく、全体の成果で見ると非効率なケースが多く見受けられます。

業務形態や内容にもよりますが、基本的には一人が一つの業務を集中して行う、シングルタスクがおすすめです。タスクに優先順位を付けて、重要なものからシングルタスクで取り組んでいけば、より高い成果を得られます。

休憩のタイミングを変更する

休憩のタイミングや時間を見直すと、それだけで効率アップする可能性があります。人の集中力の平均維持時間は、一般的に50分と言われています。

50分以上連続して作業をすると、集中力が低下して、パフォーマンスが落ちる可能性が高いのです。仕事の効率化に、従業員の疲労やストレス度合いは大きく影響します。集中力を必要とする業務は、約1時間前後でこまめに休憩時間を設けるなどの工夫をするだけでも、生産性が高くなる見込みがあります。

仕事を効率化するためには考え方のマインドセットが重要（まとめ）

仕事を効率化するとき、まずは手法や方法を考える人が多いと思います。もちろん、どんな手法や方法を導入するか検討することは大切です。ただ、仕事を効率化するときに意識するべき点を踏まえておかないと、どんなに手法や方法が正しくても、なかなか上手くいきません。

仕事を効率化するうえで、マインドセットはとても重要なのです。また、仕事を効率化するのに効果的だと思われている方法が、意外とそうではないこともあります。

例えば、マルチタスクは同時に多くの業務を進められて効率的だと思われていますが、実は集中力が分散しやすく逆効果です。一般的な常識に囚われず、自社の業務内容や従業員のスキルに合わせて、効果検証を行いながら調整していくようにしましょう。

今日のポイント

  • 仕事を効率化するときは考え方を変えることが大切
  • 仕事を効率化することで得られるメリットは快適な作業環境が手に入りストレスが減ること
  • 仕事を効率化する意外な方法は「作業時間を区切る」「マルチタスクを避ける」「休憩のタイミングを変更する」

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株式会社あおい技研は、製造業に特化した業務改善コンサルティングを提供し、製造現場のDX推進をサポートします。80以上の製造現場での診断や改善の経験を活かし、お客様に合ったDX戦略を提案します。

データ分析、業務効率化システムの開発、現場のデジタル化などを通じて、お客様の業務改善と生産性向上を支援します。

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