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仕事の効率化をするときにやってはいけないこと4つ｜大切な考え方

2023年3月20日

仕事の効率化をするときは、どんな方法で取り組むかが重要になります。一方で、軽視されがちなのが、「やってはいけないこと」についてです。仕事の効率化を成功させるためには、どんな方法で取り組むかと同じくらい、やってはいけないことを把握して、気をつけることが重要になります。仕事の効率化のために取り組んだことが、逆効果になっていないか検証しながら進めていきましょう。

今回は、仕事の効率化をするときにやってはいけないこと4つを紹介します。仕事の効率化をするときに気をつけることも解説するので、ご参考にしてみてください。

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仕事の効率化をする前に

仕事の効率化とは、業務全体を見直して、非効率な点を改善していく取り組みです。業務プロセスに潜む非効率な点を洗い出して改善すれば、生産性は大きく向上します。仕事の効率化は、生産性向上に欠かせない重要な試みです。

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ただし、気をつけたいのは、仕事の効率化はあくまで手段であるということです。生産性が適切な形で向上すれば、企業は発展し、従業員も恩恵を受けられます。仕事の効率化は生産性向上のための手段であり、目的ではありません。取り組むときは目的化して意味を見失わないよう、意識しながら進めていきましょう。

仕事の効率化をするときにやってはいけないこと4つ

仕事の効率化のために良かれと思ってしたことが、却って非効率を生むことがあります。思い切った判断や試みを行うのは大切ですが、一つ一つ効果検証することを忘れないようにしましょう。仕事の効率化をするときにやってはいけないこと4つを紹介します。

必要な業務を削減してしまう

仕事の効率化で効果が大きい方法として、「業務の削減」があります。そのため必要のない業務を思い切って丸ごと削減できれば、リソースが増えて生産性が大きく向上します。しかし、業務の削減をするときは、慎重に検討しなくてはいけません。

一見、必要ないと思われる業務も、いざ削減すると有用性がわかったり、他の負担が増えて本末転倒になったりすることもあります。必要な業務を削減してしまわないように、業務の必要性については慎重に検討しましょう。

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コストや手間を増やしてしまう

仕事の効率化をするための取り組みが、却ってコストや手間を増やしてしまうことがあります。いくつかの例についてご紹介します。

  • ITツールの導入で定型業務を自動化→ITツールの管理やメンテナンス費用が高く割に合わない（手作業で行うほうがコストパフォーマンスが高い）
  • ミスを減らすために全工程で二重確認作業の徹底→二重確認作業に割く時間が多すぎて本業務の作業時間を圧迫

長期的にみてコストを回収できたり、成果につながったりするのであれば、問題ありませんが、仕事の効率化の取り組みによって、新たな負担が生まれたり、他に歪みが生じたりしていないかを意識しましょう。

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顧客満足度を低下させてしまう

仕事の効率化の実現は、作業時間の短縮につながります。作業時間が短縮されると、納品も早くできるようになるため、製造業の企業にとっては大きな功績になります。ただし、作業時間の短縮を重視するあまり、品質が下がってしまっては意味がありません。顧客満足度を低下させないように、品質が落ちていないかも必ず確認するようにしましょう。

効果検証をせずに進めてしまう

仕事の効率化では、効果検証をしながら進めていくことが大切です。効果検証せずに進めてしまうと、効率化の取り組みが実際に、生産性向上にどのくらい寄与しているのかを把握できません。逆効果になっていたとしても、気づけない問題もあります。仕事の効率化に取り組むときは、効果を客観的に判断できる数値などで検証しながら、進めていくようにしましょう。

仕事の効率化をするときに気をつけること

仕事の効率化をするときは、長期視点を持つことが大切です。一過性の取り組みではなく、継続して行っていけるよう意識しましょう。仕事の効率化をするときに気をつけることを解説します。

業務削減をするときは慎重に検討する

仕事の効率化として効果の大きい業務削減は、段階的に少しずつ進めていくようにしましょう。いきなり業務を丸ごとカットしてしまうと、誤った判断であった場合に、取り返しがつきません。現場の混乱を招くことになるため、損失も大きくなります。業務削減を検討するときは、業務内容の一部から徐々に削減していき、段階的に進めるようにしましょう。

コストや手間の見積もりを明確に行う

仕事の効率化の取り組みにおいて発生するコストや見積もりは、事前に明確に行うことが大切です。特に重要なのが、コストを考えるとき、費用対効果を強く意識することです。単純に初期費用がいくらかかるのか、といった点だけではなく、現状と比較して長期視点を持ったうえでの、費用対効果を検討するようにしましょう。

品質が落ちていないか厳しくチェックする

仕事の効率化の成果としてわかりやすいのは、作業時間の短縮です。確かに、作業時間の短縮は素晴らしい成果ではありますが、結果として品質が落ちていた場合、生産性が向上したとはいえません。仕事の効率化で作業時間を意識しすぎると、業務が雑になってしまうことがあります。作業スピードが格段に上がった工程では、品質も担保されているか厳しくチェックするようにしましょう。

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PDCAサイクルを回しながら進めていく

仕事の効率化は、継続して定着するような取り組みでなければ意味がありません。継続して定着しているかを確認するためには、PDCAサイクルの活用がおすすめです。仕事の効率化によって新たな問題や改善点が生じていないか、必ず確認するようにしましょう。

仕事の効率化をするときはやってはいけないことに着目する（まとめ）

仕事の効率化をする方法は、たくさんあります。参考になる手法や事例も多く見受けられますが、実は同じくらい、「やってはいけないこと」に着目することも重要です。やってはいけないことを知っておけば、仕事の効率化をするときに陥りがちなミスに、いち早く気づけるようになります。

仕事の効率化目的ではなく、あくまで生産性向上の手段に過ぎません。仕事の効率化がゴールにならないように気をつけながら、効果検証を行って進めていくようにしましょう。

今日のポイント

  • 仕事の効率化をする前に
  • 仕事の効率化をするときにやってはいけないこと4つは「必要な業務を削減してしまう」「コストや手間を増やしてしまう」「顧客満足度を低下させてしまう」「効果検証をせずに進めてしまう」こと
  • 仕事の効率化をするときに気をつけることは業務削減をするときは慎重に検討する、コストや手間の見積もりを明確に行う、品質が落ちていないか厳しくチェックする、PDCAサイクルを回しながら進めていくなど

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