業務効率化ツールを選ぶときのポイント5つ！エクセルで自作するのはあり？

2023年3月20日 QCサークル業務効率業務改善製造業

業務効率化に大きく役立つのが、ツールです。ツールを導入すると業務効率化が進み、生産性向上を見込めるようになります。業務の自動化も実現するため、人材不足にも対応できることもメリットです。ヒューマンエラーが減少し、全体のミスが少なくなる利点もあります。ただし、ツールを導入するときは、自社に合った適切なものを選ばなければ意味がありません。

現代では画期的なツールが多く、世に溢れています。膨大な数の中から、自社に合ったツールを見つけるのは難しいものです。今回は、自社に合う業務効率化ツールを選ぶときのポイント5つを紹介します。業務効率化のツールをエクセルで自作するメリット・デメリットも解説します。

コンテンツ

業務効率化にツールは必要？
業務効率化ツールを選ぶときのポイント5つ
業務効率化のツールをエクセルで自作するメリット・デメリット
業務効率化ツールを選ぶときは多面的に判断する（まとめ）
- - 今日のポイント

業務効率化にツールは必要？

業務効率化で重要なのは、合理的に取り組むことです。実際に合理的に取り組むことが出来なければ、業務を効率化するための試みが、却ってコストや手間を生んでしまうことがあります。

製造業では業務効率化はツールを使わなくても、

在庫確認頻度の見直し
朝礼や会議の時間の短縮
定型化していて意味のない作業のカット

などを実施することでも実現します。

しかし、アナログな手法ややり方の見直しによる業務の効率化には、限界があります。ツールを導入し、最新のIT技術や画期的なシステムを搭載することで、業務効率化を飛躍的に進めてくれることがメリットです。業務効率化にツールは必要不可欠ではありませんが、活用するべきアイテムでもあります。

業務効率化ツールを選ぶときのポイント5つ

業務効率化ツールを選ぶときは、導入時のことだけでなく、現場での使用シーンもイメージすることが大切です。初期費用のコストも重要ですが、現場で上手く活用できなければ意味がありません。今回は、業務効率化ツールを選ぶときのポイント5つを紹介します。

導入のしやすさ

業務効率化ツールを現場に導入するときは、計画から導入までの期間についてしっかりと確認しましょう。かんたんな作業ではないため、焦りは禁物ですが、導入までに時間がかかりすぎるのはナンセンスです。特に、初めてツールを導入する場合は、今後のハードルのことも考慮して、スモールスタートのしやすいものを選ぶのがおすすめです。

問題解決能力

業務効率化ツールは、ITの力で作業効率を格段にアップしてくれます。作業の自動化なども実現するため、わかりやすく働きやすくなったと感じる人もいるでしょう。ただし、ツールの導入は業務効率化の手段であって、目的ではありません。

導入するツールがどれだけの問題を解決できるのか、問題解決能力にもシビアに着目しましょう。客観的な数値として、業務効率化にきちんと貢献できるかを算出することが大切です。

業務内での使いやすさ

業務効率化ツールがどんなに画期的なものでも、実際に現場で活用できなければ本末転倒です。特に、ITツールに慣れていない従業員が多い現場に導入するときは、業務内での使いやすさをしっかり確認するようにしましょう。従業員にツール導入のメリットを伝え、理解と納得を得たうえで導入を実施することも大切です。

費用対効果

業務効率化ツールを導入するには、当然ですが費用がかかります。重要なのは、初期費用だけでなく、ランニングコストも考慮することです。ランニングコストには、ツールの維持費だけでなく、トラブル発生時のも予想外出費なども含まれます。

いろいろなコストを考慮した結果、実は従来の方法が、費用対効果が高かったなんてことも少なくありません。ツール導入に掛かる費用だけで判断しないように、気をつけましょう。

管理者に必要なスキル

業務効率化ツールを導入して運用し続けるには、適切に管理、運用する管理者が必要です。ツールを管理するのに、どんな必要なスキルも合わせて、確認しておくようにしましょう。必要なスキルが判明したら、管理者を自社で用意できるのか検討します。自社での対応が難しい場合は、ツールを提供している企業のサポート体制なども確認しておくと安心です。

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業務効率化のツールをエクセルで自作するメリット・デメリット

業務効率化のツールとして活用できるものの一つに、エクセルがあります。エクセルは自社のパソコン一台から管理でき、最も手軽に導入できるツールの一つです。

一般的に、業務効率化のツールをエクセルで自作する場合は、

ガントチャートを作成して進捗状況を可視化
関数を使って生産管理表を作成する手間の削減

などを行います。

最近ではエクセルを扱える人は多く、パソコンとエクセルソフトがあれば新たな費用も発生しないため、ツールとして選ぶ企業が少なくありません。

ただし、エクセルには、

ファイルの管理方法をきちんと整備する
データが増えるごとに処理速度が落ちる
操作や管理が作成者に属人化しすぎてしまう

などのいくつかのデメリットがあります。導入のしやすさでのメリットはありますが、使いやすさや安定性などを考えると、エクセル以外の専門的なツールを導入するのがおすすめです。

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業務効率化ツールを選ぶときは多面的に判断する（まとめ）

業務効率化のツールはたくさんありますが、大切なのは自社に合ったものを選ぶことです。ツールの導入には費用が発生するため、購入料金やランニングコストの安さで判断する企業も多いと思います。ただ、初期費用の安さだけで判断すると、自社に合わなかった場合、大きな損失となってしまいます。

ツールには維持費やメンテナンス費などの、ランニングコストもかかるため、コスト計算をするときは長期視点での費用対効果を考えることが大切です。業務効率化ツールで自社に合うかどうか選ぶときは、導入のしやすさや現場での使いやすさ、管理者に必要なスキルまで確認しておけると安心です。

今日のポイント

業務効率化にはツールの導入が必要不可欠
業務効率化ツールを選ぶときのポイント5つは「導入のしやすさ」「問題解決能力」「業務内での使いやすさ」「費用対効果」「管理者に必要なスキル」
業務効率化のツールをエクセルで自作することにはデメリットの方が大きい

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業務効率化ツールを選ぶときのポイント5つ！エクセルで自作するのはあり？

業務効率化にツールは必要？