業務改善のプロセスが上手く進まない理由4つ【対処法】

業務改善のプロセスがどうしても上手く進まないという場合、見直しが必要です。業務改善のプロセスが上手く進んでいないときに考えられる主な要因として、「PDCAサイクルが機能していない」ことが挙げられます。

PDCAサイクルは有名な手法ですが、実際に業務改善のプロセスに組み込むのは難しく、意識しているつもりでもできていないことが多数ある可能性があります。

今回は、業務改善のプロセスが上手く進まない理由4つについて詳しく解説します。業務改善のプロセスの基本や上手く進めるための対処法も紹介するので、ご参考にしてみてください。

業務改善のプロセスとは?

業務改善のプロセスとは、現在の業務フローを見直し分析し、問題や課題を改善する過程のことです。

業務改善のプロセスは、基本的に以下のような手順で進めていきます。

  1. 現状分析
  2. 改善点の特定
  3. 改善策の検討
  4. 改善計画の立案
  5. 改善策の実施
  6. 改善活動の効果測定

まずは現状の業務などを分析し、現状を把握することで問題や課題を洗い出して、改善点として特定します。特定した改善点を解消できるように、改善策の検討・計画の立案・改善策の実施を行い、最後は効果測定まで完了させます。

重要なのは、これらを一過性の取り組みとするのではなく、PDCAサイクルを回しながら継続して進めていくことです。目標は数値化し計画は具体的に、経営層と従業員は連携をとりお互いに合意のうえで、振り返りも欠かさず進めていくことが鍵になります。

業務改善のプロセスが上手く進まない理由4つ

業務改善のプロセスが上手く進まない理由として、PDCAサイクルが上手く機能していない可能性があります。計画・実行・測定・改善が、それぞれ適切な形で機能しているか、確認してみましょう。

業務改善のプロセスが上手く進まない理由4つを、PDCAサイクルに沿って解説します。

目標を数値化し測定方法を明確にできていない(Plan)

目標が「1時間あたりの生産量を増やす」など、抽象的で曖昧なものになっていると、具体的に何をどれくらい達成すればいいかわからなくなってしまいます。

目標が「残業時間を減らす」、「作業スピードを上げる」など、抽象的な表現になっていないかチェックしてみましょう。また、目標の達成度を判断する、測定方法にバラツキがあり、明確にできていないケースも多く見受けられます。

測定方法を明確化していないと、人によって判断する指標が異なり、目標の達成度評価にバラつきが生じる可能性があるため注意が必要です。

改善活動のコンセンサスが得られていない(Do)

改善活動においてコンセンサスを得るとは、経営層も従業員も関係者全員が改善策に同意し、納得している状態のことを指します。

経営層が一方的に業務改善を命じていたり、従業員が改善活動の意義を理解していなかったり、コンセンサスが得られていない状態では、改善を上手く進められません。

そのため従業員が業務改善の意義を本質的に理解できているか、モチベーションを保てているか、見極める必要があります。

活動の振り返りができていない(Check)

業務改善の計画を立てて実行するだけで終わってしまっているのも、よくあるケースです。振り返る時間がなかったり方法がわからなかったり、そもそも振り返りの重要性を理解できていないこともあるでしょう。本来、求めていた姿と相違がないかをしっかりと確認しましょう。

業務改善のプロセスとして振り返りの工程がないと、今後の改善をブラッシュアップしていくことが非常に難しくなってしまいます。また業務改善のプロセスに潜む課題や非効率性にも気づけないことが問題です。

当初計画の妥当性評価や定期的な活動見直しが行われない(Act)

業務改善のプロセスが上手く進まない理由のひとつとして、当初計画の妥当性評価が行われていないケースがあります。当初計画の妥当性評価とは、業務改善のプロセス自体の評価をすることです。

この工程がないと、今後も同じような業務改善のプロセスを辿ることになり、改善活動の内容発展が見込めなくなってしまいます。

また、定期的な活動見直しも重要で、業務改善プロセス自体のブラッシュアップを目指す姿勢が大切になります。PDCAサイクルのC(測定:チェック)までで終わっていないか、見直してみましょう。

業務改善のプロセスを上手く進めるための対処法

業務改善のプロセスを上手く進めるための対処法は、PDCAサイクルが正しく機能しているか見直し改善を継続することです。業務改善を企業存続のための重要な取り組みとして認識し、業務改善が上手く進むよう対処していきましょう。

ここでは業務改善のプロセスを上手く進めるための対処法を詳しく解説します。

目標を数値化し効果測定の方法を明確化する

業務改善のプロセスでは、目標を数値化し誰が見てもわかるように明確に定めることが大切です。

1時間あたりの生産量を○○個増やす、コストを○○%削減する、など数値で具体的な目標を掲げるようにしましょう。また、目標達成の指標となる、測定方法も明確にする必要があります。

製造業において指標は生産量にするのか不良品率にするのか、測定方法は手動でするのか自動でするのかなど、管理する指標はいくつか存在します。基本的にはその目標となる指標について定量的に把握できるようにしましょう。

改善活動のコンセンサスを得ることを重要視する

改善活動のコンセンサスを得るためには、関係者全員が共通認識をもてるように、しっかりと情報を共有する必要があります。業務改善の重要性やプロセスの説明、取り組むメリットなどについて、話し合う時間を設けましょう。

コンセンサスを得るための議論は、お互いを尊重し、建設的な態度で行うことが大切です。

改善活動の振り返りを定期的に行う

業務改善のプロセスでは、改善活動の振り返りが欠かせません。改善の方法は適切であったか、計画通りに実行できたか、何をどこまで達成できたか、評価できるよう振り返りましょう。

また上手くいかなかった点についても今後の課題として認識しておくことも大変重要です。振り返りは定期的に行い、改善活動のブラッシュアップのために活かす姿勢が大切です。

当初計画の妥当性評価や定期的な活動見直しを行う

業務改善のプロセスでは、最後のステップとして、当初計画の妥当性評価をする必要があります。当初計画で立案した業務プロセスを、より良い取り組みにするためにはどうしたらいいか、妥当性を評価し改善案を出します。

業務プロセスは定期的に活動見直しも行い、継続的に改善し続けていけるようにしましょう。

業務改善のプロセスはPDCAサイクルを意識して進めよう(まとめ)

業務改善のプロセスが上手く進まないときは、PDCAサイクルが機能しているか見直してみることが大切です。PDCAサイクルは有名な手法ですが、実際に業務改善のプロセスに落とし込められているケースは少なく、改善活動が円滑に進んでいない製造業の企業が多く見受けられます。

業務改善のプロセスを上手く進めるためには、目標を数値化し測定方法を明確にしたり、改善活動のコンセンサスを得たりすることが必要です。

活動の振り返りをしたり、当初計画の妥当性評価や定期的な活動見直しをしたりすることも重要になります。PDCAサイクルを意識して、計画・実行・測定・改善がきちんとできているか確認してみましょう。

今日のポイント

  • 業務改善のプロセスとは現在の業務フローを見直し分析し、問題や課題を改善する過程のこと
  • 業務改善のプロセスが上手く進まない理由4つは「目標を数値化し測定方法を明確にできていない(Plan)」、「改善活動のコンセンサスが得られていない(Do)」、「活動の振り返りができていない(Check)」、「当初計画の妥当性評価や定期的な活動見直しが行われない(Act)」
  • 業務改善のプロセスを上手く進めるための対処法はPDCAサイクルを意識すること
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