作業改善とは業務手順を見直して効率化を目指すこと｜ECRSの4原則を初心者向けに解説

作業改善とは作業手順を見直して効率化を目指すこと

作業改善では、作業内容や作業手順を見直して効率化を目指すのが一般的です。また作業改善と似た用語に、「業務改善」がありますが違いは主にカバーする範囲です。具体的には作業改善は主に「作業」に特化して見直しと改善と行います。

その点、業務改善はより包括的に「業務全体」の見直しと改善を指す用語です。つまり、作業改善は業務改善に含まれる概念ともいえます。そのため業務改善というと指す範囲が広くなるため、作業内容や手順に特化して改善や見直しを行う場合は、作業改善という用語を用いた方が適切です。

作業改善のメリットは従業員の負荷を軽減できること

作業改善の最大のメリットは、従業員の負荷を軽減できることです。そのため作業改善が行われていない現場では、負荷の高い作業に従業員が取り組んでいることになり、生産性の低下やミスの増加などが生じやすくなってしまいます。

適切ではない作業内容や手順の指示は、従業員のストレスに直結し、結果的にモチベーションの低下も招きかねません。「業務改善をしよう」と思ったときは、まずは小さな作業改善に着目し、段階的に進めてみましょう。

作業改善に役立つECRSの4原則を初心者向けに解説

作業改善をするときは、「ECRSの4原則」を意識するのがおすすめです。

ECRSの4原則とは、以下の4つの手順で作業を見直し、改善することです。

• 排除（Eliminate）
• 結合（Combine）
• 交換（Rearrange）
• 簡素化（Simplify）

ここでは作業改善に役立つECRSの4原則を初心者向けに解説します。

排除（Eliminate）で作業をなくす

作業改善を行う上で、まず取り組むのは「排除（Eliminate）」です。現状の作業に排除できるものはないかを探し、作業内容などを吟味した上で、思い切ってカットします。この手法はコストがかからず、すぐに実行できるのがメリットになりますが、慎重に検討して実行しないと、必要な作業までカットしてしまう危険があります。

ここで重要な事は「目的は何なのか」「本当に必要なのか」を様々な角度から考えて判断しましょう。

結合（Combine）で作業をまとめる

次に取り組むのは「結合（Combine）」です。作業の中に似通ったものはないかを探し、あればまとめて一つにします。複数の工程や担当者で分散させていた作業をまとめることで、効率化が期待できます。ポイントは、作業を一度セロベースで考え直してみることです。

一から作業範囲や担当者を決定するなら、どう配置するのが最適か、既存概念にとらわれずに考え直してみると、思わぬ作業改善に役立つ可能性があります。誰が担当するのが現状で最も効率が良いかを考慮した上で、人材配置見直しすることも有効です。

交換（Rearrange）で作業手順を入れ替える

続いて取り組むのは「交換（Rearrange）」です。作業それぞれに優先順位を付けて、手順を入れ替えた方がよい工程があれば検討します。

この手法では、アナログ作業をデジタル化するなどの、置き換え的な試みも含まれます。ここでは作業の順番入れ替えだけでなく、自動化やデジタル化した方が効率アップする作業はないかも探してみましょう。

簡素化（Simplify）で作業をシンプルにする

最後に取り組むのは「簡素化（Simplify）」です。必要以上に複雑化している作業はないかを探し、あれば内容を簡素化できるよう調整します。

作業を簡素化できるように、一部にシステムを導入したりITツールで自動化したりするのも、この手法の試みの一つです。作業の簡素化が実現すると、チェックにかかる時間も削減できるのがメリットです。

作業改善の成功事例

作業改善を行おうと思っても、具体的なアイディアやイメージが湧かないこともありますよね。具体的なアイディアやイメージが湧かない場合は、作業改善の成功事例を参考にしましょう。作業改善の成功事例をECRSの4原則に沿って紹介します。

習慣化している報告書や帳簿作成を廃止（排除：Eliminate）

定型業務で習慣化している作業の中には、実際に必要のない作業である潜んでいる場合があります。毎日の報告書や帳簿作成を義務化している場合は、本当に必要なのか、排除しても支障は出ないのではないか、是非、検討してみましょう。

定型業務は小さな業務でも長期間を通して見ると、膨大な時間リソースを割いています、そのため排除できれば大きな作業改善になります。

似た作業をまとめて作業員一人が担当する範囲を広げる（結合：Combine）

似通っている作業は、まとめて作業員一人が担当することで、効率化できる可能性があります。成功のポイントは、適切な人材配置をもとにすることです。

業務を特定の作業者へ集中させることによる属人化するリスクもありますが、業務の効率化の可能性もあります。属人化のリスクを理解した上で、ゼロベースで作業分担を考え直し、最も効率良く作業をこなせる環境作りを行いましょう。

作業手順を入れ替えてロスタイムの削減（交換：Rearrange）

作業手順を入れ替えるだけでも、ロスタイムは大きく削減できます。こちらも同様にゼロベースで、作業手順を考え直してみる姿勢が重要です。

作業手順を再度点検、見直してみることで、新たな発見がある場合もあります。
また同様に自動化やデジタル化している作業があれば、本来求められている成果は出せているのかを、再度点検、確認した上で新たなシステム導入を検討し直すのも有効です。

作業マニュアルを作成して属人化を防ぐ（簡素化：Simplify）

作業内容が難しく属人化しやすい場合は、マニュアルの作成等を検討してみましょう。マニュアルの活用により属人化によるリスクを回避し、ITツールを活用し共有化を図ることで業務の効率化を図ることが出来ます。

また作成した作業マニュアルを新人社員の教育などに活用することにより、作業習熟の向上や教育時間の短縮などの効果が発揮できます。現代の製造業において機械やITツールに任せられる作業は任せて、人にしかできない作業のみを担当するようにするのも、業務の簡素化の成功事例の一つです。

作業改善ではECRSの4原則を意識しよう（まとめ）

作業改善では、作業手順を見直し改善して、効率化や生産性向上を目指します。
作業改善の方法は多数ありますが、「ECRSの4原則」を意識するのがおすすめです。「ECRSの4原則」では、「排除」で必要のない作業をなくし、「結合」で似通った作業を一つにまとめ、「交換」で作業手順を適切な流れに入れ替え、「簡素化」で複雑な作業をシンプルにしていきます。

この原則の手順に従っていけば、作業手順は実行しやすく、成果も得られやすくなります。作業改善に取り組むときは小さな改善から始め、成功体験を積みながら進めていくのがおすすめです。

今日のポイント

• 作業改善とは作業手順を見直し改善して効率化や生産性向上を目指すこと
• 作業改善の最大のメリットは従業員の負荷を軽減できること
• 作業改善に役立つECRSの4原則とは「排除（Eliminate）」、「結合（Combine）」
  、「交換（Rearrange）」、「簡素化（Simplify）