業務の見直しをする方法5つと注意点【改善ネタ・アイデア出しの参考になる】

業務の見直しは、適切な方法と手順で行わないと、十分な成果を得られません。適切な方法と手順において最初のステップは、現状分析と改善点の特定に注力することです。

次に改善点が明らかになったら、内容の分析・整理と優先順位の決定を行います。さらにQCDを意識した改善目標の設定をし、改善範囲を明確化してから、計画を立案しましょう。最後に、目標を意識し計画に沿って改善活動を実行すれば、業務の見直しと改善は完了です。

今回は、業務の見直しをする方法5つと注意点について詳しく解説します。改善ネタ・アイデア出しの参考になるように紹介するので、ご参考にしてみてください。

製造業における業務の見直しとは

業務の見直しとは、現在の業務内容やプロセスを分析し、問題や課題を洗い出し改善することで、主に業務効率化・生産性向上・コスト削減などを目指す取り組みのことです。

製造業において、業務の見直しは企業存続・成長に直結する重要な取り組みです。

近年、製造業を取り巻く環境は激しく変化しており、労働力不足や国際競争の激化、顧客ニーズの多様化や技術革新の進展などのさまざまな問題が浮き彫りとなり、深刻化しています。

業務の見直しを行い、業務の効率化や生産性向上を進めないと、環境の激しい変化に対応できず、多くの問題や課題を抱えることになるでしょう。

製造業の企業は定期的に業務の見直しを行い、改善計画を立て、PDCAサイクルを回しながら改善活動を行うことが大切です。

業務の見直しをする方法5つ

業務の見直しをする方法には、現状分析と改善点の特定から計画に沿った改善実行まで、いくつか手順があります。どのステップでもなるべく具体的かつ客観的に、目標や計画は数値化することを意識しましょう。

ここでは業務の見直しをする方法5つについて詳しく紹介します。

現状分析と改善点の特定

現状分析とは、現在の業務内容やプロセスを客観的な視点で把握し、分析することです。具体的には、業務フローや作業時間、コストや品質、納期や顧客満足度などを把握し分析します。

そのため現状分析をすると、現状の問題や課題が浮き彫りになるため、目的に見合った改善点を特定できます。

それでも改善点の特定が難しい場合は、「ロジックツリー」や「5W1H分析」などのフレームワークを有効活用しましょう。

ロジックツリー…単体のキーワードから樹形図状に課題を掘り下げて、課題を分析する手法

5W1H分析…「When:いつ」、「Where:どこで」、「Who:誰が」、「What:何を」、「Why:なぜ」、「How:どのように」の6つの要素で課題を分析する手法

改善点の分析・整理と優先順位の決定

現状分析で改善点を特定できたら、内容の分析・整理を行います。改善点の本質的な問題や課題に着目し、どこの何をどうすれば解消できそうか、整理していきましょう。

また、改善点には改善効果や改善コストなどを比較して、優先順位をつけることも大切です。優先順位をつけないと、緊急性の低いものや得られる成果の小さな問題や課題にリソースを割いてしまい、効率が悪くなってしまいます。

緊急性の高いものや得られる成果の大きな改善点から取り組めるように、何から着手するべきか優先順位を決定するようにしましょう。

QCDを意識した改善目標の設定

QCDとは、Quality(品質)、Cost(コスト)、Delivery(納期)の3つの要素のことです。製造業において、欠かすことのできない重要な要素として扱われています。

改善目標を設定するときは、QCDを意識することが大切です。QCDの3つの要素は製造業における基本要素であり、相互に密接に関係しています。

ひとつだけの要素を重視して改善目標を設定すると、その他の要素に歪みが生じる可能性が高く、全体的な成果を得るのが難しくなります。

QCDのバランスを意識して改善目標を設定することで、全体の最適解を導き出せるのです。

改善範囲を明確化し計画を立案

QCDを意識した改善目標を設定したら、改善範囲を明確化し、具体的な改善計画を立案します。

改善範囲を明確化することは、時間や人材など、限られたリソースを有効に活用するために重要です。またやるべきことが絞られるため、効率的に改善活動を進めやすくなります。

明確化した改善範囲に沿って、具体的かつ現実的な改善計画を立案しましょう。

目標を意識し計画に沿って改善実行

最後は、設定した目標を意識し計画に沿って改善実行をしていきます。改善実行のポイントは、当初の目的を見失わないことです。

改善活動に集中しすぎて、当初の目的を見失ってしまうと、結果的に全体の効率が悪くなったり生産性が低くなったりする可能性があります。

改善点を解消する目的は何か、改善実行をすることで達成できる目標は何か、常に意識しながら業務の見直しと改善活動を行うことが大切です。

業務の見直しをするときの注意点

業務の見直しをするときの注意点は、客観的なデータで判断するようにしたり、現場の従業員の意見を尊重したりすることです。

継続的に改善できるよう仕組みを構築したり、全体最適を目指したり、新たな技術導入時は慎重に検討したりすることも意識しましょう。業務の見直しをするときの注意点について詳しく紹介します。

客観的なデータで判断する

業務の見直しで改善点を特定したり、解消することで得られる成果を見積もりしたりするときは、客観的なデータで判断することが大切です。

「なんとなく、ここを改善したほうが良さそう…」などと決めるのではなく、生産量や稼働率など、客観的な数値データを参考にしましょう。

改善計画や目標を設定するときも、いつまでに、何を、どのように、どれくらい達成するのか、具体的かつ数値化したデータを示すことが重要です。

現場の従業員の意見を尊重する

業務の見直しをするときは、現場の従業員の意見を尊重することも大切です。改善点の特定や分析は客観的なデータで判断するのが基本ですが、中には、数値には表れていない問題や課題が潜んでいることもあります。

現場で作業をしている従業員は、日々、どんなことを問題や課題と感じているのか、ヒアリングを行い、その意見を尊重しましょう。

また、改善活動を実行していく過程でも、現場の従業員の意見を尊重する必要があります。業務の見直しと改善活動を行うことで得られるメリットを現場の従業員に提示し、理解・納得してもらったうえで取り組みを進められるよう意識しましょう。

継続的に改善できるようにする

業務の見直しは、一過性の取り組みではありません。定期的に実行し、かつ継続的に改善できるよう仕組みを構築することが大切です。

業務の見直しとして継続的に改善活動を行なっていくためには、PDCAサイクルの意識が欠かせません。

業務の見直しは、Plan(計画)、Do(実行)、Check(測定)、Act(改善)の手順で繰り返し、常に何らかの改善活動を行えるようにしましょう。

全体最適を目指す

業務の見直しの目的は、効率化や生産性向上を実現し、企業成長や利益につなげることです。現在抱えている、さまざまな問題や課題を解消することも、重要な要素となります。

業務の見直しでは小さな改善から大きな改善まで、幅広く取り組んでいくことになりますが、常に全体最適を目指すことが大切です。

とある業務の見直しや改善活動が、全体の非効率や不利益を招いていないか、確認しながら進めていくようにしましょう。

新たな技術導入は慎重に検討する

業務の見直しの過程で、IoTやAIの活用など、新たな技術導入を検討することがあるかと思います。今後、製造業において自動化やデジタル化は、避けては通れない取り組みの一つです。

しかし、新たな技術導入には、大きなコストや労力などが必ず発生します。

また一時的に現場の混乱を招くこともあるため、何をいつどのように導入するのか、慎重に検討することが求められます。

そのため新たな技術導入を検討するときは、コンサルタントなど専門家に相談するのもおすすめです。

業務の見直しは分析・目標・計画立てが重要(まとめ)

業務の見直しは、製造業の企業存続・発展に直結する重要な取り組みです。業務効率化や生産性向上など、さまざまなメリットが期待できます。

ただし、業務の見直しは適切な方法で行わないと、却って非効率や不利益を招いてしまう可能性があります。業務の見直しは、客観的なデータをもとに改善点を導き出し、現実的な計画を立てて、目的を見失わないように注意しながら進めていくことが大切です。

現場の従業員の意見を尊重しながら、企業の全体最適につながるよう意識して、実行していきましょう。

今日のポイント

  • 業務の見直しとは現在の業務内容やプロセスを分析し問題や課題を洗い出し改善すること
  • 業務の見直しをする方法5つは、「現状分析と改善点の特定」、「改善点の分析・整理と優先順位の決定」、「QCDを意識した改善目標の設定」、「改善範囲を明確化し計画を立案」、「目標を意識し計画に沿って改善実行」
  • 業務の見直しをするときの注意点は、客観的なデータで判断する、現場の従業員の意見を尊重する、継続的に改善できるようにする、全体最適を目指す、新たな技術導入は慎重に検討すること
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