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改善計画書の書き方を5つの必須項目で解説！記入例がわかるテンプレート付き

2023年4月17日

改善計画書とは、改善の内容と計画を具体的に書いてまとめた書類のことです。製造業において、改善業務はとても重要な活動になります。ただ、改善を実施して成果を出すだめには、目的や計画を明確にすることが大切です。曖昧な提案や計画では活動が円滑に進まず、中途半端に終わってしまう可能性もあります。

改善計画書は、改善活動をスムーズに進めるために、必要不可欠な書類です。今回は、改善計画書の書き方を5つの必須項目で解説します。改善計画の記入例がわかるテンプレートも掲載するため、ご参考にしてみてください。

改善計画書とは目的や実施方法を明確にするもの

改善計画書の役割は、改善の目的や実施方法を明確にすることです。このように各担当者や期間も明確にして記載するため、進捗管理がしやすくなります。改善計画書の書き方は自由ですが、目的や具体的な実施方法、期間などを記載しておくと活動がスムーズに進みやすくなります。

改善活動を始める前に、具体的な内容を共有できるのも大きなメリットです。

改善計画書を作成するときは、

  • 改善して得られる成果（目的）
  • 誰がいつまでにどのように
  • 成果の確認方法はどうやって

を意識すると書きやすくなります。

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改善計画書の書き方に必要な5つの項目

改善計画書の書き方に、決まりはありません。しかし、必要な項目を抑えておかないと、あまり意味のないものになってしまいます。改善計画書の書き方に必要な5つの項目を紹介します。

改善の目的

改善の目的とは、活動によって得られる成果を明確にする項目です。改善活動をすることで何が解消して、どのような恩恵を得られるのか、明確化します。改善の目的は、改善計画書の中でも最も重要な項目です。

改善の目的を明確化して共有できていないと、従業員は取り組む意義を感じられません。改善活動をすること自体が目的になり、成果につながる取り組みができなくなる可能性もあります。改善の目的は簡潔かつ具体的に、取り組む意欲が湧くように記載しましょう。

改善の推進体制

改善の推進体制とは、各担当者や責務範囲などを明確にする項目です。責任者と推進者を明確にして、メンバーと役割別の責務範囲なども決めて書きましょう。改善活動をストップする権限を、誰が持つのかなども決めておくと安心です。

改善の実施期間

改善の実施期間とは、改善活動の期間を具体的に決める項目です。改善活動で成果を出すためには、期限を設けることが重要になります。期限が無いと締め切り意識が働かないため、活動が先延ばしになったり、途中で意欲が低下してしまったりする恐れがあります。

改善の実施期間を決めるときは、バランス良く最適な日数を計画しなくてはいけません。例えば、期間が長すぎるとメンバーの負担が大きくなり、本業務に支障をきたす可能性があります。反対に短すぎると、中途半端な改善活動で、大きな成果につながりにくいのがデメリットです。

何となく期間を定めるのではなく、参加メンバーの勤務状況や本業務の進捗状況を考慮しながら、現実的なスケジュールを立てるようにしましょう。念のため期限延長になった場合の、最大期間まで考えておけると安心です。

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改善の実施方法

改善の実施方法とは、目的達成のためにどのような活動をするのか、具体的な方法を明確にする項目です。

方法を決めたあとは、

  • いつ
  • 誰が
  • どのように

この3点も一緒に書くと、計画がイメージしやすくなるため、おすすめです。

改善の効果測定方法

改善の効果測定方法とは、改善の成果が出たかをどうやって測定するか定める項目です。改善活動では、最後に必ず効果検証を行うようにします。効果検証を行わないと、改善活動に割いたリソースによって、どれほどの成果を得られたのかが不明瞭になってしまうからです。

改善の効果測定方法では、

  • 数値的な指標：処理時間や発生率など
  • 定性評価：ヒアリングなど

の両方を定めることが大切です。

改善計画書の記入例がわかるテンプレート

改善計画書を書くときに必要な5つの項目がわかったら、実際に作成してみることが大切です。改善計画書は手書きでもエクセルなどで作成しても、どちらでも構いません。※会社指定のフォーマットがある場合を除く

こちらは、改善計画書の基本的なテンプレートになります。
改善計画書のテンプレート
まずは、改善計画書を作成した「日付」と「作成者」と「案件名」を記入します。

記入例

日付：2023年4月1日　作成者：山田　太郎
案件名：ボルトの整理整頓で作業時間を短縮する

次に、「改善の目的」では改善活動をなぜする必要があるのか、どのような成果を得たいのかを記入します。

記入例

改善の目的：現在、ボルトは大・中・小の3つのサイズで区別して保管している。しかし、ボルトの種類は20種類以上あり、必要なボルトを探し出す手間がかかる。ボルトの整理整頓をして、無駄な作業時間を短縮し生産性を向上させたい。

「改善の推進体制」では、各担当者や準ずる責務範囲を記入します。

記入例

責任者：鈴木　一郎　改善活動の確認、許可を行う。必要に応じて休止を命ずる権限を持つ。
推進者：山田　太郎　新たなボルトの保管箱を調達する、ラベル作成を行う。
斎藤　二郎　ボルトの整理整頓と仕分けを行う
田中　三郎　効果検証を行いメンバーと責任者に報告する

「改善の実施期間」では、活動をいつから初めていつまでに終わらせるのかを記入します。

記入例

改善活動の実施：2023年4月24日〜4月28日
効果検証と成果報告：2023年5月末まで

「改善の実施方法」では、具体的にどのような方法で改善活動を行うのか記入します。

記入例

4月24日：山田が新たなボトルの保管箱の調達と責任者への確認を行う
4月26日：山田が新たな保管箱に貼るラベルを作成する
4月27〜28日：斎藤がボルトの整理整頓と仕分けを行う
2023年5月末までに田中が効果検証を行いメンバーと責任者に報告する

最後に「改善の効果測定方法」では、どのような方法で効果測定を行うのか記入します。

記入例

  • 作業時間の測定と比較
  • 作業員へのヒアリング

改善計画書は、必要な項目を手順に沿って記入していくことで、誰がみてもわかりやすい内容になります。

改善計画書は必要な項目を把握して作成することが大切（まとめ）

改善計画書は、改善活動を円滑に進めていくうえで欠かせない書類です。改善計画書を作成することで、いつ誰が何をどのように取り組めばいいのか明確になります。具体的な期間や方法も記入するため、進捗管理がしやすく、取り組むハードルが下がるのもメリットです。

改善計画書を書くときに大切なのは、とにかく具体的に記入することになります。曖昧な表現は避けて、誰がみてもわかりやすく目的を共有できるように、意識しましょう。

今日のポイント

  • 改善計画書とは改善の内容と計画を具体的に書いてまとめた書類のこと
  • 改善計画書の書き方に必要な5つの項目は「改善の目的」「改善の推進体制」「改善の実施期間」「改善の実施方法」「改善の効果測定方法」
  • 改善計画書の作成で悩んだらテンプレートを参考にする

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